这场会非开不可吗？

全球每天举行的会议接近10亿场。首席执行官近四分之三的工作时间用来开会；筹备和主持会议，也占去了管理者的大部分时间。在许多工业化地区，会议既是人们工作生活的节拍器，也是令人头疼的威胁。

既然职场会议耗费如此多的时间，我们是否知道它们究竟有何成效，又该怎样让它们尽可能值得？几十年来，答案是……不太清楚。会议并不是特别容易研究的对象。但如今，情况变了。曾经极为小众的“会议科学”（meeting science），正在组织心理学和社会心理学中发展成一个日益壮大的专业方向。留存下来的线上会议记录提供了海量数据，推动这一领域加速发展，也为观察人类行为打开了一扇引人入胜的窗口。

聚在一起交谈，有助于满足人们建立联系、沟通和合作的基本需要。长久以来，人们在洞穴、田野、集市和市政厅相聚，为了办成某件事、交流想法、达成共识，或只是聊聊天气。不过，会议科学家对研究对象有更明确的界定：人们聚在一起，而且“这场活动有某种目标或结构”。佛罗里达理工学院的组织心理学家莉安娜·克里默（Liana Kreamer）这样解释。她与人合写了一篇回顾三十余年会议科学研究的综述，发表在2026年的《组织心理学与组织行为年评》（Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior）上。

读研究生时，克里默对团队合作、领导力和工作关系很感兴趣。在跟随会议科学家斯蒂文·罗格尔伯格（Steven Rogelberg）攻读博士期间，她意识到，会议是研究这些问题以及更多问题的好场景。“你可以把会议当成舞台，研究任何你想研究的东西。”她说。毕竟，从本质上说，“会议是我们作为社会性存在组织自身、与他人互动的基本方式之一”，克里默与同在北卡罗来纳大学夏洛特分校的合作者罗格尔伯格、乔恩·格雷（Jon Gray），在2026年的文章中写道。

研究会议通常有两种方法。第一种是传统的问卷调查：请人们回顾自己参加真实或模拟会议的经历，再分析他们的回答。第二种是分析会议录音录像，提取具体行为及其变化规律。德国汉堡大学“更好的工作”研究中心主任、工业与组织心理学家娜勒·莱曼-维伦布罗克（Nale Lehmann-Willenbrock）说，这些细致的内容才是“精髓所在”。

在一项实验中，莱曼-维伦布罗克及同事从会议录像中提取数据，研究领导者的沟通方式如何影响团队在决策过程中的互动。研究者发现，与提了问题却不认真听取回答相比，会议领导者以尊重、专注的态度询问，能提升团队表现。

从倾听开始引导

与许多会议科学研究一样，这项研究发现的改善会议效果的方法，往往显得不言自明。但研究者指出，现实中的会议常常离这些理想做法相去甚远。

莱曼-维伦布罗克说，这类研究也一再揭示积极倾听的重要性：不是被动地表示自己听见了，而是主动给出经过思考的反馈。在线上会议中，由于“我们都学会了，不说话时就把自己静音，积极倾听往往就这样被彻底扼杀了”。

听与说的平衡，也会影响会议效果。莱曼-维伦布罗克指出，会议领导者和参会者对会议是否成功，可能有截然不同的看法。“通常，领导者说得最多，这也是为什么他们往往觉得自己的会议开得相当不错。”她说。克里默也强调，会议领导者应当引导讨论，而不是主导所有发言。他们应留意自己发言时间所占的比例，让更多人的声音有机会被听见。

莱曼-维伦布罗克说，研究还支持一系列会前、会中和会后做法，帮助领导者把会议开好。会前应选择合适的场地、茶点和照明，只邀请需要参加的人，安排好准时开始和结束的时间，准备议程，设定并传达清晰的目标，同时留出会前交谈的时间。

她说，先聊一聊有好处，在线上会议中尤其如此。她的研究表明，“对比较内向、比较安静的参会者，这个热身阶段很有帮助，因为它有助于他们在会议中更积极地作出贡献”。

事实上，她对线下会议的研究显示，会前闲聊能够预测会议效果，对较内向的参会者尤其如此。但在线上会议中，会前交谈很少见。她建议，主持人可以考虑建立一种惯例：提前到场，或用最初几分钟让大家随意聊聊近况。

让参会者投入进来

确保所有意见都被听见，有助于主持人提高会议成功的可能性。克里默推荐一种名为“静默头脑风暴”（silent brainstorming）的方法，让所有人，包括害羞或不愿发言的人，都能参与构思。做法是创建一个共享的线上空间，比如聊天窗口或在线文档，让所有参会者同时贡献想法。克里默提到，2009年的一项研究发现，这种方法——有些研究者称为“书写式头脑风暴”（brainwriting）——比会议中传统的自由口头讨论式头脑风暴更有效。

克里默在课堂上与学生一起构思研究选题时，就会使用这种方法。“我们都能看到彼此在工作。”她说。比较安静的学生不用担心打断别人，也不必非得开口表达建议。10分钟后，她会与大家一起梳理这些想法。

与克里默合作的工业与组织心理学博士生佐菲娅·沃尔特斯（Zofia Walters），研究的是会议包容性的另一个方面：神经多样性参会者的需要。她的研究提供了一些证据：减少干扰、将指示写下来、使用共享日历，以及在会议中安排定期沟通等做法，虽然很可能对所有员工都有益，但对注意缺陷多动障碍（attention-deficit/hyperactivity disorder，ADHD）人群可能尤其有帮助。

在一项涵盖不同工作场所147名员工的调查中，沃尔特斯询问了受访者最近一次线上会议的情况：会议效果如何、会后有多疲惫，以及情绪状态怎样。参会者也报告了自己在会上花多少时间同时做其他事情，比如回复邮件，以及摄像头开了多久。他们还说明自己是否有ADHD诊断，包括正式诊断或非正式判断（依据自我评估）。

在尚未发表的研究结果中，沃尔特斯报告，与没有ADHD的同事相比，ADHD参会者更容易报告较强的会议疲劳，尤其是在长时间开启摄像头的情况下。他们报告的情绪状态也更差。她的研究还提示，开会时同时做其他事情，可能有助于ADHD参会者应对无聊或多动。

有效的会议实践，不会随着散会而结束。莱曼-维伦布罗克及同事在2018年发表于《组织动态》（Organizational Dynamics）的一篇论文中指出，会后，领导者可以向参会者传达待办事项，采取具体步骤落实会上产生的想法和任务，并评估员工投入程度、会议满意度和会议效果，从而确保这段时间花得值得。

坏处，也有好处

开会占去这么多时间，会损害员工状态吗？证据似乎表明确实如此。研究发现，当一天排满了会议，员工会预期自己感觉更差、工作效率更低，在处理复杂任务时尤其如此。

哥本哈根大学的认知科学家艾娃·斯科特（Ava Scott）说，有时，人们把开会当成推进事情的默认方式，却往往没有明确自己希望借此达成什么。她说，这“让很多会议显得毫无目的”。

斯科特对微软员工的研究发现，定期召开的例会往往最缺乏目的。一名参会者形容，这些接连不断的会议内容彼此雷同，仿佛在做梦。斯科特说，如果没有明确目标，你不知道为什么开会，而所有人又都很忙，那很可能意味着，开会并不是占用大家时间的理想方式。克里默指出，Shopify等一些公司已经取消了所有例会。

不过，2026年一项针对挪威9,000多名劳动者的研究发现，虽然会议既普遍又代价不菲，但它们带来的好处，或许让人有理由忍受。研究由哈佛大学经济学家戴维·戴明（David Deming）牵头，使用挪威调查公司Norstat收集的数据，发现会议密集程度与之后的薪资增长、在职学习呈正相关。一种可能的解释是，会议提供了与资历更深的同事互动的机会，从而促进关键知识的传递。

这里有个重要的限定：美国国家经济研究局发布的这项研究属于相关性研究，无法确定参会次数与加薪之间存在因果关系。研究还提示，尽管高薪企业承担的会议成本尤其高，收益却可能更高。这让作者得出这样的结论：“会议是工作中的西兰花——大家普遍不喜欢，但它大概还是对我们有益。”

把会议开好的策略

幽默有助于会议成功——前提是它真诚、具有支持性或传递积极情绪，而不是贬低别人。运用得当，幽默能够激发新想法，改善团队表现。莱曼-维伦布罗克分析了两家德国企业的会议录像后报告，当参会者彼此熟悉时，这种做法最有可能奏效。她说，人们必须足够了解彼此，才会觉得开玩笑是安全的。

但并非人人都能自在地在会上开玩笑，如今任职于美国加利福尼亚州罗克林市塞拉学院的科学教育者、喜剧演员维塔·斯托特（Vita Stout）说。这位曾经的蝙蝠研究者于2022年参加了在得克萨斯州奥斯汀举行的国际蝙蝠研究大会，记录会议报告中出现的笑话，包括原话、出现的时机和听众反应。斯托特与蝙蝠科学家合写、发表于《英国皇家学会学报B辑：生物科学》（Proceedings of Biological Sciences B）的研究认为，在合适的时机恰当运用幽默，可以帮助科学会议中的人们建立联系、凝聚社群。但讲笑话的更多是拥有特权和权力的参会者：年长、已有稳固地位的男性科学家，比职业生涯早期的研究者，以及来自代表性不足群体的科学家，更频繁地开玩笑。

与喜剧一样，安排会议时，时机也很关键。排期应考虑人的昼夜节律，避开午饭后精力低落的时段。莱曼-维伦布罗克无奈地承认，她所在的学术环境常常不遵守这一原则。“我们很多委员会会议，都安排在人们最疲惫的时候。”她说，或是安排在大家正在消化午饭的时候。

安排会议，也需要顾及人们的工作和家庭责任。“我有两个年幼的孩子，”她说，“如果有人召集一场关于……多样性或包容性的会议，却把它安排在下午5点，我总会非常生气。”

一些研究提示，人们对会议的基本预期存在文化差异。例如，在一项涵盖六个国家1,432名劳动者的调查中，莱曼-维伦布罗克与合作者设置了想象情境：会议领导者或其他参会者迟到5分钟、10分钟或15分钟，测量受访者有多沮丧、恼火和不快。美国和荷兰的受访者，对领导者迟到，以及迟到较长时间，尤其感到不满。面对相同情境，中国和智利的受访者没有那么沮丧。

克里默说，在会议科学领域，这样的跨文化研究少之又少。“我们有过去30年来总结出的这些会议最佳实践。”她说，但大部分研究来自欧洲或北美。她希望弥补这一缺口，看看同样的规则是否也适用于其他地方，帮助人们把会议开好。等这些结果一出来，我们恐怕又得召集一场会议了。

作者：Ogden

编译：EY

来源：Can science save meetings?，Knowable Magazine

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